2008-09-16

Google Calendar

Jag har tidigare i min blogg berättat hur jag synkroniserar min kalender. Här kommer nu en beskrivning av hur jag använder Google Calendar.

För det första använder jag en standardkalender som synkroniseras med Outlook på jobbet. Här håller jag reda på alla tiderna för mig själv och till exempel när barnen är på dagis eller när frun jobbar. I och med att jag i stort sett är den enda som har fasta tider i familjen krävs det att jag håller reda på när jag ska hämta barnen på skola/dagis eller när jag lämnar. Ingenting lämnas åt slumpen.

Jag har upprättat en "att göra"-lista i min Gmail, för att hålla reda på saker och ting, men för att denna inte ska överbelamras av saker som ligger längre fram har jag skapat en kalender som helt enkelt heter "ToDo". I varje kalender kan man under inställningar ställa in standardpåminnelser för just den kalendern. Man kan välja mellan E-post, SMS eller pop-up. Standard för min ToDo-kalender är att e-post skickas 5 minuter innan utsatt tid. Varje gång jag skapar en post i denna kalender så kommer en påminnelse att skickas till min e-post, där jag har skapat ett filter som ser till att mailet hamnar direkt i min "att-göra" lista. Om det är extra viktiga saker så kan jag alltid lägga till ytterligare en påminnelse per SMS. Allt du behöver göra för att få SMS att fungera är att ange ditt land och mobilnummer och sedan bekräfta detta med en kod som kommer till mobilen. Fantastiskt smidigt.

Som standard använder jag veckovyn i min kalender eftersom den ger bäst översikt, men jag växlar även till 2-veckors- eller månadsöversikt beroende på vad jag vill se. Det jag tycker saknas, som Outlook gör bra, är att jag vill kunna se skillnad direkt på om tiden jag har angett är markerad som ledig eller upptagen. Eftersom jag håller reda på familjens tider, som egentligen inte berör mig, så sätter jag dessa som "ledig". Allt som berör mig blir "upptagen". 

Utöver mina egna kalendrar prenumererar jag på svenska helgdagar och namnsdagar. Det finns en uppsjö av olika kalendrar att prenumerera på. Dessutom prenumererar jag på mina föräldrars och andra i familjens kalendar. Dock verkar ingen av dem använda detta fullt ut. Men i en perfekt värld skulle jag alltså kunna hålla reda på vad andra i min närhet håller på med. Andra kalendar färgkodas självklart så att man enkelt kan särskilja dem i vyn.

Här tänker du kanske att detta inte alls är önskvärt att alla andra ska kunna se vad du gör hela tiden. Det fina med det hela är dock att jag väljer exakt vilken information jag vill att andra ska se. Vissa kanske bara kan se om jag är upptagen eller inte. Vissa ser all information.  Så länge jag inte publicerar min kalender helt öppet bestämmer jag alltså själv vem som får se vad.

En tanke är att man skulle kunna skapa kalendrar för olika grupper man är med i så att alla gruppmedlemmar kan ändra och lägga till. Istället för att skicka ut en lista med datum och tider, så är det alltid kalendern som gäller.

Lite nördigt kanske, men det fungerar för mig...

1 comment:

Johan said...

Intressant, saknar dock något om iPhone och synkning mot iCal och GroupWise (ooops, fel forum ;-))

Vilken kalender är din Master-kalender? Var lägger du in en aktivitet som till exempel "Luciatåg på dagis" som skall dyka upp i god tid även i jobbets Outlook så det inte hamnar något viktigt jobb-möte precis på den tiden. Sköts den synkningen av sig själv? Hur ofta? Vilken kalender har du i mobilen och hur synkas en aktivitet som du skapat "mobilt" bland stövlar och regnkläder i hallen på dagis?